home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / wordmisc / pcindx11 / pcindx.exe / HELP.002 < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1991-08-20  |  11.7 KB  |  260 lines
  1.  
  2.                    INDEX TYPE TWO:  PHRASE INDEX
  3.  
  4.   The phrase index feature of PC─INDEX will quickly create an index
  5.   listing the page number(s) of all phrases that you provide.  You
  6.   can use PC─INDEX to create this list for you.
  7.  
  8.                        Creating a Phrase List:
  9.  
  10.   One technique for creating a complete list of phrases is to start
  11.   with a list of all unique words used in a document and build
  12.   phrases from them.   PC─INDEX can help you do this.   By using
  13.   the Extract Single Words function and then the Spinoff Unique
  14.   Words function, you can quickly create a complete listing of all
  15.   words in your document and write them to a phrase file.  
  16.  
  17.   More information on spinning off unique words is available under
  18.   the File Menu section later in this manual.
  19.  
  20.   For this example we will create a short list of phrases to index.
  21.  
  22.   Select Edit Phrase File from the Edit menu.  There are currently
  23.   no phrases listed here.  
  24.  
  25.   Press F3 to begin adding phrases. You should see a new window
  26.   appear.  There are three entries that you can make.  Level One,
  27.   Level Two, and Search String.  There must be an entry for Level
  28.   One and the Search String.
  29.  
  30.   The Search String is the actual phrase that PC─INDEX searches for
  31.   in your document.  In order for a phrase to be included in an
  32.   index, the Search String must be entered into PC─INDEX exactly as
  33.   it appears in the document.
  34.  
  35.   The Level One and Level Two entries are for headings and sub─
  36.   headings.  They control how an entry will appear in an index.  A
  37.   good example of headings and sub─headings is a name.  For
  38.   example, the name Brian BENSON would be entered:
  39.  
  40.   Level One     Level Two      Search String
  41.   BENSON        Brian          Brian BENSON
  42.  
  43.   In the final index, this entry will appear like this:
  44.  
  45.   BENSON, Brian 12, 13, 15
  46.  
  47.   If there is more than one person with the same surname, (e.g.
  48.   Brian BENSON, Courtney BENSON, and Lisa BENSON)  then the final
  49.   index would appear like this:
  50.  
  51.   BENSON,
  52.      Brian 12, 13, 15
  53.      Courtney 14, 17
  54.      Lisa 19
  55.  
  56.   This same technique can be used for sub─categories within
  57.   categories.  For example, the following phrase entries: 
  58.  
  59.   Level One     Level Two      Search String
  60.   Monitors      Color          Color Monitors
  61.   Monitors      Monochrome     Monochrome Monitors
  62.  
  63.   Would appear in the index like this:
  64.  
  65.   Monitors,
  66.      Color 15─19
  67.      Monochrome 44
  68.  
  69.   The Search String does not have to match the Level One and Level
  70.   Two Entries.  This will give you a lot of flexibility in
  71.   controlling the appearance of a phrase index.  For example, the
  72.   following phrase entries:
  73.  
  74.   Level One      Level Two      Search String
  75.   Soft Drinks    Diet Colas     Diet Pepsi
  76.   Soft Drinks    Colas          Coca Cola
  77.  
  78.   Would appear in the index like this:
  79.  
  80.   Soft Drinks,
  81.      Colas 14, 17
  82.      Diet Colas 55
  83.  
  84.   Notice that the Search Strings Coca Cola and Diet Pepsi are not
  85.   listed anywhere in the index, but they are the strings that must
  86.   be found in the document for the phrases to be included in the
  87.   index.
  88.  
  89.   Select Edit Phrase List from the Edit List Menu and press F3 to
  90.   begin adding the following phrases to the list:
  91.  
  92. Level One                Level Two                  Search String 
  93. Black and White monitor                             Black and White monitor
  94. Build Single Word Index                             Build Single Word Index
  95. Copyright                                           Copyright 
  96. Document Format Menu                                Document Format Menu Edit
  97. Edit File                Edit Custom Character Set  Edit Custom Character Set 
  98. Edit File                Edit Discard Word File     Edit Discard Word File  
  99. Edit File                Edit Extracted Name File   Edit Extracted Name File 
  100. Edit File                Edit Extracted Word File   Edit Extracted Word File 
  101. Edit Files               Edit Include Word File     Edit Include Word File  
  102. Edit Files               Edit Phrase File           Edit Phrase File  
  103. Edit Menu                                           Edit Menus 
  104. Error Messages                                      Error Messages 
  105. Examples                                            Examples 
  106. Extract Words                                       Extract Words 
  107. File Menu                                           File Menu 
  108. Help Software                                       Help Software 
  109. on line help                                        on line help 
  110. Option Menu                                         Option Menu 
  111. Quick Start                                         Quick Start 
  112. Spinoff List                                        Spinoff List 
  113. System Requirements                                 System Requirements  
  114. Word Frequency                                      Word Frequency
  115.  
  116.   You do not need to enter phrases in sorted order, PC─INDEX will
  117.   sort them for you.
  118.  
  119.   Add more phrases if you wish, but this should be enough phrases
  120.   to give you a good idea how this function works.  Press ESCape or
  121.   F10 again.  
  122.  
  123.  
  124.                      STEP ONE:  Extract Phrases
  125.  
  126.   This option will extract all phrases that you provided and record
  127.   them in sorted order along with the page number that they occur
  128.   on.  
  129.  
  130.   First, select Text (ASCII) as the document type from the Document
  131.   menu.  If the wrong document type is selected, results will be
  132.   unpredictable.  
  133.  
  134.   Next, select the Extract Phrases option from the FILE menu.  You
  135.   should now see a new window asking you for an input filename, an
  136.   output filename, the page size, the first page number to start
  137.   indexing on, and the first page number to use.
  138.  
  139.   For the input filename type 'PCI.DOC' and press enter.  For the
  140.   output filename type 'PCI.SRT' and press enter.  This document
  141.   was created using 60 lines per page (the standard for letter size
  142.   paper is usually 66, but to accommodate those with laser printers
  143.   we used 60 here).  We will leave this setting as it is.  Next
  144.   enter 4 for the Start Indexing on Page entry, (we want to skip
  145.   the first 3 pages that contain the title page, the disclaimer,
  146.   and the table of contents) and leave the First Page Number to use
  147.   setting at 1.
  148.  
  149.   The completed window should look something like this:
  150.  
  151.   ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
  152.   │  Input File Name:   (Name of Document to process)             │
  153.   │  pci.doc                                                      │
  154.   │                                                               │
  155.   │  Output File Name:                                            │
  156.   │  pci.srt                                                      │
  157.   │                                                               │
  158.   │  Page Size  Start Indexing on Page   First Page Number to use │
  159.   │    60               4                            1            │
  160.   └───────────────────────────────────────────────────────────────┘
  161.  
  162.   When you have finished entering the filenames and other
  163.   information, press F10 to begin processing 'PCI.DOC'.
  164.  
  165.   You should now see a window which gives you the current status
  166.   and tells you how the processing of PCI.DOC is going.  You will
  167.   be kept informed of how many characters, lines, words, and pages
  168.   have been processed as well as how many matches have been found.
  169.  
  170.   This process should only take a few seconds for PCI.DOC.
  171.  
  172.  
  173.                     STEP TWO:  Build Phrase Index
  174.  
  175.   The second and final step 'Build Phrase Index' is found under the
  176.   FILE menu.  This step takes the file created by the 'Extract
  177.   Phrases' selection and builds the final index.
  178.  
  179.   Select 'Build Phrase Index' from the FILE menu.  You will be
  180.   asked for the input file and output file.  PC─INDEX remembers the
  181.   name that you gave the file ('PCI.SRT') when you extracted the
  182.   phrases.  You should leave this name as it is.
  183.  
  184.   Next you will be asked what name you want to use for the output
  185.   file.  This is the name that the actual index will be called. 
  186.   For this example we'll call it 'PCI.NDX'.  
  187.  
  188.   The next entry is the Wildcard Description File Name.  This entry
  189.   is only used if you are processing several files at the same
  190.   time.  We won't use it here.
  191.  
  192.   Next, PC─INDEX wants to know the page length (how many lines per
  193.   page) you want to use.  The default setting is 66 which is the
  194.   proper setting for letter size paper.  If you are using legal
  195.   size paper, the proper setting would be 88.  This number does not
  196.   need to match the lines per page setting you used when you
  197.   selected 'Extract Phrases'.  Many laser printers normally output
  198.   60 lines per page.  If you will be printing the index on a laser
  199.   printer you will want to set this option to 60. 
  200.  
  201.   The next item to fill in is the page width.  Here you will enter
  202.   the total number of characters that will fit on one line.  The
  203.   maximum width accepted by PC─INDEX is 132 characters.  The number
  204.   next to page width in reverse video is the calculated width
  205.   required for the settings you have selected.  
  206.  
  207.   Next, PC─INDEX asks you the number of columns you would like the
  208.   output to be in.  You will be able to produce an index up to four
  209.   columns wide if your phrases are small enough.  An example of a
  210.   two column phrase index is included at the end of this document.
  211.  
  212.   The column width is the next entry.  This entry controls the
  213.   width of each column in the index.  The minimum allowable width
  214.   is calculated by PC─INDEX and is equal to the longest phrase that
  215.   you entered.  The maximum is 99 characters. 
  216.  
  217.   The number of spaces between columns can range from 1 to 9
  218.   characters.
  219.  
  220.   Next fill in the top, bottom, left, and right margins to the
  221.   settings that you wish.
  222.  
  223.   The completed input window should look something like this:     
  224.  
  225.   ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
  226.   │ Input File Name:                                              │
  227.   │ pci.srt                                                       │
  228.   │                                                               │
  229.   │ Output File Name:                                             │
  230.   │ pci.ndx                                                       │
  231.   │                                                               │
  232.   │ Wildcard Description File: (Leave blank if not needed)        │
  233.   │                                                               │
  234.   │ Page Size    Page Width  (Columns)    Number of Columns       │
  235.   │    66            80         78                2               │
  236.   │ Column Width   Space Between Columns      Top Margin          │
  237.   │    30                  3                      5               │
  238.   │ Bottom Margin      Left Margin            Right Margin        │
  239.   │     5                 10                      5               │
  240.   └───────────────────────────────────────────────────────────────┘
  241.                                                                    
  242.   When you have finished entering the filenames and other
  243.   information, press F10 to begin processing 'PCI.SRT'.
  244.  
  245.   You should see a status box which tells you the number of phrases
  246.   to be processed, the number of phrases actually processed, the
  247.   letter of the alphabet currently being processed, percentage
  248.   completed, and the elapsed time.
  249.  
  250.   This process should only take a few seconds for this example. 
  251.   When it is finished, you will be returned to the main menu and
  252.   the completed index is contained in the text file named
  253.   'PCI.NDX'.  If you wish to view the file you can select View
  254.   Index from the File Menu.  If you want to print the index to a
  255.   printer select Print Index from the File Menu.  Since 'PCI.NDX'
  256.   is an ASCII file, you could also load it into almost any word
  257.   processor and edit it further if you wish. 
  258.  
  259.  
  260.